1. Bối cảnh và lý do ban hành công văn chấn chỉnh

Ngày 3/6/2025, đại diện Sở Tư pháp tỉnh Bình Dương cho biết đã ban hành công văn yêu cầu tất cả tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh thực hiện nghiêm túc các quy định pháp luật trong quá trình công chứng hợp đồng, đặc biệt là hợp đồng chuyển nhượng bất động sản (BĐS).

Lý do: Sở Tư pháp tiếp nhận nhiều phản ánh của người dân, phản ánh rằng một số văn phòng công chứng yêu cầu bắt buộc người dân phải nộp giấy xác nhận tình trạng BĐS khi thực hiện công chứng chuyển nhượng – trong khi quy định pháp luật không bắt buộc giấy tờ này.

2. Quan điểm chính thức của Sở Tư pháp về giấy xác nhận tình trạng BĐS

Theo giải thích của Sở Tư pháp:

• Hiện nay, thủ tục hành chính yêu cầu giấy xác nhận tình trạng BĐS khi công chứng hợp đồng chuyển nhượng đã bị bãi bỏ bởi Bộ Tư pháp và Chủ tịch UBND tỉnh.
• Không có quy định pháp lý nào bắt buộc người dân phải xuất trình loại giấy tờ này trong hồ sơ công chứng hợp đồng chuyển nhượng BĐS.
• Vì vậy, hành vi yêu cầu giấy xác nhận tình trạng BĐS là không đúng luật và gây phiền hà, tốn kém thời gian – chi phí cho người dân.

3. Hướng dẫn xử lý trong trường hợp hồ sơ có nội dung chưa rõ

Trong các trường hợp hồ sơ chuyển nhượng BĐS có yếu tố chưa minh bạch hoặc còn nghi ngờ, công chứng viên phải áp dụng các biện pháp nghiệp vụ phù hợp theo đúng Luật Công chứng, cụ thể:

• Có thể yêu cầu người đề nghị công chứng làm rõ thông tin trong hồ sơ.
• Nếu có đề nghị từ người dân, công chứng viên có quyền xác minh thông tin liên quan đến tài sản hoặc chủ thể trong giao dịch.
• Mọi biện pháp xác minh phải đảm bảo khách quan, đúng quy trình, đúng pháp luật, không gây kéo dài thời gian xử lý hồ sơ một cách vô lý.

4. Các yêu cầu cụ thể đối với tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên

Sở Tư pháp yêu cầu các văn phòng công chứng và cá nhân công chứng viên trên địa bàn phải:

• Thực hiện đúng quy trình, trình tự công chứng được quy định tại Luật Công chứng và các văn bản pháp luật hiện hành.
• Tuyệt đối không được tự đặt thêm điều kiện hoặc thủ tục ngoài quy định pháp luật, như việc đòi hỏi thêm giấy tờ không cần thiết.
• Tuân thủ đạo đức nghề nghiệp, nâng cao chuyên môn, cải thiện thái độ phục vụ, xây dựng hình ảnh công chứng viên chuyên nghiệp, công tâm, minh bạch.
• Khi tiếp nhận hồ sơ công chứng, phải kiểm tra kỹ tính hợp lệ của giấy tờ, chủ động tra cứu thông tin pháp lý liên quan đến tài sản, quyền sở hữu, tranh chấp… trước khi chứng nhận.

5. Yêu cầu công khai và minh bạch trong hoạt động công chứng

Tất cả tổ chức hành nghề công chứng phải niêm yết công khai các nội dung sau tại trụ sở làm việc:

• Quy trình công chứng từng loại giao dịch phổ biến, đặc biệt là chuyển nhượng BĐS.
• Mức giá dịch vụ công chứng, phí công chứng, chi phí phát sinh khác (nếu có).
• Tất cả khoản thu phải đúng quy định, không được thu quá mức quy định, không được thu sai mục đích.
• Giải thích rõ cho người dân về quyền, nghĩa vụ, hậu quả pháp lý phát sinh từ việc ký kết hợp đồng hoặc giao dịch công chứng.
• Nếu từ chối thực hiện công chứng, phải thông báo bằng văn bản hoặc giải thích rõ ràng lý do, căn cứ theo đúng quy định pháp luật.

6. Trách nhiệm pháp lý và chế tài xử lý

Sở Tư pháp nhấn mạnh:

• Mọi tổ chức hoặc cá nhân công chứng viên nếu có hành vi yêu cầu hồ sơ sai quy định, cung cấp thông tin không chính xác hoặc gây hiểu nhầm cho người dân sẽ bị xem xét xử lý nghiêm theo quy định của pháp luật.
• Đặc biệt, nếu hành vi gây ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng, hoặc gây trở ngại cho công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực đất đai, công chứng thì sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.

---

Tác giả: Nguyễn Hậu

Nguồn: Báo Bình Dương - Link