I. Quy định bắt buộc chụp ảnh quá trình ký công chứng – Điểm mới nổi bật nhất

Căn cứ pháp lý

• Áp dụng theo Điều 50 Luật Công chứng 2024 (có hiệu lực từ 01/7/2025).
• Mọi bên liên quan (người yêu cầu công chứng, người làm chứng, phiên dịch...) phải ký trên từng trang văn bản dưới sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên.

Bắt buộc chụp ảnh quá trình ký

• Ảnh chụp trở thành thành phần chính thức của hồ sơ công chứng.
• Ảnh phải thể hiện rõ:
  • Người ký và công chứng viên cùng lúc tại thời điểm ký.
  • Không được chỉnh sửa, cắt ghép, thêm bớt bối cảnh.
  • In màu hoặc đen trắng trên giấy A4 hoặc giấy ảnh chuyên dụng (tối thiểu 13cm x 18cm).
• Trường hợp điểm chỉ thay ký vẫn phải chụp ảnh.
• Có thể quay video quá trình ký kết nếu cần thiết.

II. Các trường hợp được phép công chứng ngoài trụ sở

Theo Luật Công chứng 2024, có 4 nhóm đối tượng được công chứng ngoài trụ sở:

1. Lập di chúc tại nơi ở.
2. Không thể đi lại do bệnh, cách ly y tế.
3. Đang bị giam, tạm giữ, thi hành án hoặc áp dụng biện pháp hành chính.
4. Có lý do chính đáng khác.

Nghị định 104/2025 hướng dẫn chi tiết thêm các lý do chính đáng:

• Phụ nữ mang thai hoặc nuôi con < 12 tháng tuổi.
• Người cao tuổi, người khuyết tật, khó khăn trong đi lại.
• Công an, quân nhân, cán bộ không thể rời vị trí làm việc.
• Trường hợp bất khả kháng (thiên tai, bão lũ...) hoặc trở ngại khách quan khác.

Lưu ý: Công chứng ngoài trụ sở phải diễn ra tại địa điểm rõ ràng, phù hợp lý do yêu cầu, không tùy tiện.

III. Cho phép công chứng điện tử – trực tiếp và trực tuyến

Phân biệt hai hình thức công chứng điện tử:

• Trực tiếp: Người ký và công chứng viên vẫn gặp mặt trực tiếp, nhưng văn bản được lập và ký bằng chữ ký số.
• Trực tuyến: Các bên ở địa điểm khác nhau, ký văn bản qua nền tảng trực tuyến, có công chứng viên giám sát online.

Giá trị pháp lý

• Văn bản công chứng điện tử có giá trị tương đương bản giấy.
• Vẫn phải chụp ảnh quá trình ký, lưu vào hồ sơ điện tử.

IV. Bắt buộc số hóa toàn bộ hồ sơ công chứng

Hồ sơ mới phát sinh từ 1/7/2025: Phải được chuyển thành dữ liệu điện tử, lưu trữ theo đúng chuẩn bảo mật.

Hồ sơ cũ

• Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm chuyển đổi và lưu trữ điện tử.
• Hồ sơ điện tử phải:
  • Đúng nội dung với bản giấy
  • Có chữ ký số
  • Đảm bảo thời hạn lưu trữ giống bản giấy (10 – 30 năm tùy loại giao dịch)

Thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng

• Giao dịch liên quan bất động sản: Lưu trữ tối thiểu 30 năm
• Các giao dịch khác: Tối thiểu 10 năm
• Ảnh chụp/video ký kết cũng được lưu trữ tương ứng theo hồ sơ.

V. Công khai các giao dịch buộc phải công chứng

Luật mới không liệt kê cụ thể giao dịch buộc công chứng mà đưa ra tiêu chí xác định:

• Giao dịch quan trọng, có rủi ro pháp lý cao.
• Giao dịch được Luật hoặc Chính phủ quy định phải công chứng.

Giao cho Bộ Tư pháp trách nhiệm:

• Xây dựng danh mục giao dịch buộc công chứng
• Cập nhật công khai trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp.

Giới hạn độ tuổi công chứng viên

• Người được bổ nhiệm công chứng viên không được quá 70 tuổi.
• Trường hợp đang hành nghề đến ngày 01/7/2025 mà quá tuổi:
  • Được làm thêm tối đa 2 năm
  • Sau đó bị miễn nhiệm đương nhiên.

Đơn giản hóa thủ tục, giảm giấy tờ

• Bỏ yêu cầu nộp phiếu yêu cầu công chứng.
• Giảm số lượng tài liệu người dân phải nộp trong hồ sơ.
• Giúp rút ngắn thời gian xử lý, giảm phiền hà và tăng hiệu quả phục vụ.

---

Tác giả: Phan Trà

Nguồn: Báo điện tử - Link