I. Bối cảnh

• Bộ Tư pháp vừa trình dự thảo Nghị định sửa đổi, bổ sung Nghị định 23/2015/NĐ-CP (về cấp bản sao, chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, hợp đồng, giao dịch).
• Lý do: Sau khi sắp xếp các đơn vị hành chính, số xã/phường giảm mạnh (từ 10.035 xuống còn 3.321), quy mô mỗi xã/phường lớn hơn → khối lượng công việc chứng thực tăng đột biến.
• Tình trạng: Nhiều địa phương phản ánh UBND cấp xã quá tải trong việc tiếp nhận và giải quyết yêu cầu chứng thực.

II. Thực trạng quá tải

Số liệu năm 2024:

• Phòng Tư pháp: ~1,99 triệu bản sao, ~1,32 triệu việc chứng thực.
• UBND cấp xã: ~46,38 triệu bản sao, ~6,4 triệu việc chứng thực.

6 tháng đầu 2025:

• Phòng Tư pháp: ~886 nghìn bản sao, ~672 nghìn việc chứng thực.
• UBND cấp xã: ~20,36 triệu bản sao, ~3,1 triệu việc chứng thực.

Rõ ràng, khối lượng công việc chủ yếu dồn về UBND cấp xã, tạo áp lực rất lớn.

III. Kiến nghị sửa đổi – Mở rộng đối tượng chứng thực

Bộ Tư pháp đề xuất cho phép nhiều đối tượng có thẩm quyền thực hiện chứng thực, thay vì tập trung vào Chủ tịch UBND cấp xã như hiện nay.

Các đối tượng mới được bổ sung

• Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã, phường, đặc khu.
• Chánh/Phó Chánh Văn phòng HĐND và UBND cấp xã.
• Giám đốc/Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã.
• Công chức được Chủ tịch UBND cấp xã ủy quyền (điều kiện: cử nhân luật + ≥2 năm công tác tư pháp).
• Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng.
• Viên chức ngoại giao, lãnh sự của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Về thẩm quyền và trách nhiệm

• Thay đổi từ tập thể UBND xã sang cá nhân Chủ tịch UBND xã.
• Người được ủy quyền phải ký và sử dụng con dấu của đơn vị (UBND xã, Văn phòng HĐND-UBND, Trung tâm hành chính công).

IV. Sửa đổi liên quan đến chứng thực bất động sản

• Chứng thực giao dịch quyền sử dụng đất: tại UBND cấp xã nơi có đất.
• Chứng thực giao dịch nhà ở: tại UBND cấp xã nơi có nhà.
• Chứng thực giao dịch bất động sản khác: tại UBND cấp xã nơi có bất động sản.
• Ngoại lệ: không áp dụng cho di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền, văn bản thỏa thuận tài sản vợ chồng liên quan đến đất/nhà ở/bất động sản.

Giảm bớt thủ tục, tránh lạm dụng chứng thực

• Cơ quan, tổ chức không được yêu cầu bản sao có chứng thực nếu có thể đối chiếu bản chính hoặc khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia (CSDL dân cư, hộ tịch…).
• Người tiếp nhận hồ sơ phải tự đối chiếu hoặc khai thác dữ liệu, không đẩy trách nhiệm cho công dân.
• Người yêu cầu chứng thực không phải xuất trình CCCD/hộ chiếu bản chính nếu thông tin đã có trên CSDL.

---

Tác giả: Minh Dương

Nguồn: Báo Pháp luật & Xã hội - Link